Entendendo melhor status de pedidos

O que é o status de um pedido

No sistema, pedido é a matrícula ou a assinatura do aluno na unidade. O status mostra se o pedido está em dia, atrasado, aguardando pagamento, com problema, cancelado ou já encerrado.

Você vê o status no painel do aluno, na área de Assinaturas ou Matrículas, e também nas listagens filtradas por status.

Visão geral dos status

Os status possíveis são: Ativo, Atrasado, Aguardando pagamento, Erro, Cancelado e Finalizado.

Em geral, o aluno fica com no máximo um pedido “vigente” (Ativo, Atrasado ou Erro) e, no caso de assinatura, no máximo um em Aguardando pagamento. Já Cancelado e Finalizado podem aparecer várias vezes no histórico.

Ativo

O pedido está válido e em dia: a data de vencimento ainda não passou (ou a fatura em aberto já foi tratada e o ciclo voltou ao normal).

Aparece quando o aluno está com os pagamentos em dias, ou quando a recepção edita a data de vencimento do pedido para o futuro. Com status Ativo, cobranças recorrentes e o uso normal do pedido seguem o fluxo esperado.

Esse é o status ideal, onde o aluno está completamente normalizado e pronto para passar nos Checkins da sua escola.

Atrasado

O pedido ainda é o vigente, mas a data de vencimento já passou sem o ciclo ter sido regularizado. Não é o mesmo que cancelado ou finalizado, o aluno continua com aquele pedido, só que em atraso. Esse status é um aviso de que o aluno não pagou alguma fatura pendente e para normalizar essa fatura precisa ser paga.

Aparece quando:

• passa a data de vencimento e o sistema marca pedidos Ativos como Atrasados.
• é feita uma edição na data de vencimento para uma data passada.

Cuidado: atraso nos pagamentos costuma gerar ou manter faturas em aberto. Vale conferir as faturas do aluno e a forma de pagamento (Pix, boleto, cartão, offline) antes de criar outro pedido.

Aguardando pagamento

Status típico de assinaturas recém-criada, antes da primeira cobrança ser concluída. O pedido existe, mas ainda não virou o vigente “pago”, para normalizar o aluno precisa pagar qualquer fatura pendente que existir na assinatura. É importante ressaltar que o sistema não vai cobrar pedidos com status Aguardando pagamento, pois ele ainda não virou vigente.

Aparece quando:

• a recepção ou o próprio aluno cria uma nova assinatura e ela nasce com esse status de aguardando.
• em alguns casos de upgrade de assinatura pelo aluno, uma assinatura temporária com status aguardando pagamento vai ser criada.

Cuidado: se você criar outra assinatura aguardando para o mesmo aluno na mesma unidade, a anterior em Aguardando pagamento é cancelada. Fica só a mais nova, um aluno sempre só vai ter uma assinatura com esse status por unidade.

Matrícula não usa este status ainda, no futuro isso vai ser implementado para esse tipo de pedido também.

Erro

O pedido entrou em estado de problema, em geral após falha na cobrança com cartão de crédito, o sistema marca o pedido como Erro. Quando o pedido entra nesse estado o sistema para de cobrar o aluno na recorrência até que o problema seja resolvido pela recepção.

Quando a recepção conseguir resolver o problema no cartão do aluno o pedido pode ser normalizado novamente realizando uma nova cobrança ou clicando no botão de Ativar. Fazendo com que dessa forma o sistema volte a colocar esse pedido que estava em erro no fluxo normal.

Aparece quando:

• a criação ou cobrança da fatura com cartão de crédito falha e o pedido não pode seguir como ativo.

Cuidado: Erro pede atenção da recepção. Confira a fatura, a mensagem de falha e os dados de pagamento do aluno (cartão, CPF, e-mail) antes de tentar de novo ou criar outro pedido. Reativar um pedido cancelado/finalizado não é bloqueado só porque existe um pedido em erro, mas na prática você deve resolver o erro primeiro para não misturar dois fluxos.

Cancelado

O pedido foi encerrado manualmente pela recepção ou por regra do sistema e não vale mais como vigente.

Aparece quando:

• alguém cancela o pedido no painel.
• no upgrade/troca de plano pelo próprio aluno, a assinatura anterior vai ser cancelada depois que a nova é paga.
• o cancelamento agendado pelo aluno ou recepção chega na data e o pedido é efetivamente cancelado.

Pedidos cancelados ficam no histórico (É possível ver eles ao clicar no botão Ver tudo no painel). Dá para tentar ativar de novo um cancelado, desde que não exista outro pedido Ativo, Atrasado ou Aguardando pagamento na mesma unidade.

Finalizado

O pedido chegou ao fim do período contratado e o sistema encerrou o ciclo. Não é cancelamento manual, é o término natural (data de fim passou), em geral para pedidos sem renovação automática ativa o status finalizado nunca vai acontecer, somente o cancelado.

Aparece quando:

• o sistema de finalização encontra pedidos Ativos ou Atrasados com data de fim já vencida e marca como Finalizado.

O aluno vai receber aviso de pedido finalizado (e-mail / WhatsApp, conforme configuração) quando o sistema finalizar automaticamente.

Como o status Cancelado, um pedido finalizado fica no histórico (É possível ver eles ao clicar no botão Ver tudo no painel) e pode ser reativado se as regras da unidade e dos outros pedidos permitirem.