E-mails e Whatsapp de pedidos (Aluno)

Emails e Whatsapp de pedidos para alunos

Aqui estão todos os avisos que o aluno recebe quando tem um pedido na unidade, seja matrícula ou assinatura. Os canais são dois: e-mail e WhatsApp. Use esta lista para saber exatamente o que o aluno já foi informado antes de cobrar ou explicar algo por telefone.

Quem recebe

• Os e-mails vão para o e-mail do cliente da fatura, que é o aluno ou o responsável pelo pagamento.
• O remetente aparece com o nome da sua unidade e o endereço [email protected], então respostas diretas não chegam na escola.
• O WhatsApp só é enviado se o aluno tiver telefone cadastrado no perfil.

E-mails do pedido

Fatura disponível

Enviado quando existe uma fatura para o aluno pagar: Pix gerado, boleto registrado no banco, ou cobrança offline registrada pela escola. O e-mail traz os itens cobrados, descontos, valor total, vencimento e o link para pagar online.

Fatura paga

Enviado quando o pagamento é confirmado pelo meio de pagamento. Confirma valor, método e status. Serve como comprovante simples para o aluno.

Fatura atualizada

Enviado quando o status da fatura muda para algo diferente de paga ou reembolsada, por exemplo cancelada ou vencida. Mostra o novo status, o valor e o vencimento.

Falha na cobrança

Enviado quando a cobrança no cartão de crédito não passa, tanto na hora da contratação quanto na renovação automática. O e-mail lista o motivo da recusa e orienta o aluno a trocar o cartão. É o aviso mais importante para evitar inadimplência silenciosa.

Fatura reembolsada

Enviado quando um reembolso é feito. Informa que o valor foi devolvido e que o processamento pode levar alguns dias, junto com os itens e o total da fatura.

Lembrete de Cancelamento

Enviado um dia antes da data de cancelamento agendado do pedido. Traz a data e o botão Desfazer cancelamento, para o aluno voltar atrás sozinho.

Pedido Finalizado

Enviado quando o pedido chega ao fim da vigência. O botão muda conforme o caso: Renove quando o plano ou a turma ainda está disponível para contratar de novo, e Veja o pedido quando não está.

Mensagens no WhatsApp

São duas mensagens, sempre em modelos aprovados pelo Meta, curtas e com botão de link.

Fatura criada

Avisa que existe uma fatura em aberto com o nome do plano ou da turma, o valor e o vencimento, e leva direto para a página da fatura. Não é enviada se a fatura já nasce paga, por exemplo em pagamento no cartão aprovado na hora.

Pedido finalizado

Avisa que o pedido terminou, com a data de encerramento e o link do pedido para renovar ou consultar.

O que a escola controla

No sistema, abra Configurações e depois Unidade. No bloco Notificações existem quatro chaves:

• E-mail em cobranças offline automáticas: ligado por padrão. Manda a fatura quando a cobrança offline é gerada automaticamente pelo sistema.
• E-mail em cobranças offline manuais: desligado por padrão. Manda a fatura quando alguém da escola cria a cobrança na mão.
• E-mail em cobranças online: ligado por padrão. Cobre Pix, boleto e cartão.
• Notificações por WhatsApp: ligado por padrão.

Essas chaves valem como padrão da unidade. Pedidos que já existem continuam com a configuração que tinham quando foram criados.

Configuração por pedido

Cada matrícula e cada assinatura tem o próprio bloco de configuração no formulário, com as mesmas quatro opções: E-mail para faturas offline automáticas, E-mail para faturas offline manuais, E-mail para faturas online e WhatsApp para faturas. Ao criar o pedido, elas vêm copiadas da configuração da unidade, e depois podem ser ajustadas só para aquele aluno.

O que o aluno controla

O aluno pode desligar o WhatsApp sozinho em Configurações e Notificações, na opção Notificações via WhatsApp. Se ele desligar, a escola pode estar com a chave ligada e mesmo assim nenhuma mensagem sai.

Quando nada é enviado

Antes de dizer que o aluno não foi avisado, confira estes pontos:

• a chave correspondente está desligada na unidade ou no próprio pedido;
• o aluno desligou o WhatsApp nas notificações dele;
• o aluno não tem telefone cadastrado, o que impede qualquer WhatsApp;
• a fatura já foi criada paga, situação em que o aviso de fatura no WhatsApp não faz sentido;
• o mesmo aviso já tinha sido enviado antes para aquela fatura, porque o sistema não repete a mesma notificação.